Das Unternehmen
HEWE Glas- und Metallbau GmbH in Lahr ist ein Experte, was Fenster-, Tür- und Fassadensysteme aus Aluminium betrifft und bietet Konzeption, Planung, Produktion und Einbau aus einer Hand an. Insbesondere für Architektur und Bauindustrie ist das Unternehmen seit mehreren Jahrzehnten ein verlässlicher Partner. Über 120 Mitarbeiter sind am Standort Lahr beschäftigt. Eine Produktionsfläche von 5.000 Quadratmetern wird dort bewirtschaftet. Daneben hat sich die Schwestergesellschaft Vetter Stahl- und Metallbau GmbH auf Stahlkonstruktionen spezialisiert, sodass das Angebot der HEWE abgerundet wird.
Digitalisierung konsequent weitergedacht
Nicht nur bauphysikalisch und technologisch geht HEWE mit der Zeit, auch was die Digitalisierung betrifft, beschreitet das Unternehmen moderne Wege. Die Produktion ist voll digitalisiert, die entsprechenden Systeme im Backoffice sind integriert und abgestimmt. Die starke Digitalisierung des Unternehmens soll sich auch in der Zusammenarbeit mit dem Steuerberater widerspiegeln. Ziel war und ist es, auch hier einen möglichst papierlosen Datenaustausch und eine schnelle und effiziente Kommunikation umzusetzen.
Lösung und Erfolge
HEWE setzt ein Warenwirtschaftssystem (MMC modular) ein. Hierin werden auch die Belege verwaltet und so mit anderen Prozessen (Beschaffung, Lagerverwaltung etc.) entsprechend direkt verknüpft. Die Buchhaltung der HEWE erfolgt allerdings nicht in diesem System, sondern über DATEV. Das Unternehmen hat hier einen virtuellen Mandantenserver über den Systempartner msystems, auf den sowohl HEWE als auch wir als Steuerberater direkt zugreifen können. Wie kommen nun die Belegdaten zum Steuerberater bzw. in das DATEV-System?
Die Daten müssen natürlich nicht doppelt erfasst werden, sondern werden bequem via Schnittstelle eingespielt. Damit sie revisionssicher sind, erfolgt keine Live-Synchronisierung, sondern die Daten werden regelmäßig per Knopfdruck importiert. Zudem werden die Belege nicht zusätzlich und damit doppelt in DATEV archiviert, um unnötige Kosten zu vermeiden. Die entsprechende Fachabteilung von HEWE erstellt Buchhaltung und Jahresabschluss selbst über die klassischen DATEV-Programme auf Basis der eingespielten Daten. Auf die Daten auf dem Mandantenserver haben aber auch die Mitarbeiter der Himmelsbach & Streif GmbH direkten Zugriff. So sehen sie die Daten in Echtzeit und können die Buchhaltungsabteilung von HEWE bei Fragen direkt unterstützen. Da beide in das gleiche System, quasi auf den „gleichen Bildschirm schauen”, ist eine schnelle Hilfe möglich. Gleiches gilt auch für die Lohnabrechnung, die HEWE ebenfalls mit DATEV durchführt.
Für beide Seiten ist die volle Digitalisierung ein großer Vorteil. Zum einen für die Prüfung des Jahresabschlusses: Bei Unklarheiten erfolgt die Abstimmung auf dem kurzen Weg und die Prüfung nahezu papierlos. Zum anderen ist der Steuerberater bei Sonderprojekten, Bankanfragen, Beratungsfragen in steuerlicher Hinsicht oder bei der Betreuung von Steuerprüfungen durch das gemeinsame System sofort im Bild. Ein großer Vorteil, der die Prozesse vereinfacht und beschleunigt – eine Win-Win-Situation!
„Für ein modernes Unternehmen ist es wichtig, mit der Zeit zu gehen und das bedeutet volle Digitalisierung. Wir schätzen es sehr, dass unser Steuerberater so digital unterwegs ist.“ | Markus Beck, Geschäftsführer HEWE
