Das Unternehmen
Vor acht Jahren gründete der Fensterbauer Andreas Beck sein eigenes Unternehmen, BECAND Fenster- und Türensysteme GmbH in Lahr. Wie auch der Bruder Markus Beck (HEWE), ist auch Andreas Beck Fensterbauer mit Leidenschaft und hat ebenfalls den Schritt ins Unternehmertum gewagt.
Innerhalb kürzester Zeit baute er es zu einem Betrieb mit mehr als 17 Mitarbeitern und umfangreichen Projekten sowohl bei Privatkunden wie auch Firmenkunden aus. Mit renommierten Partnerfirmen verbaut BECAND in der Region hochwertige Fenster und Türen. Neben Partnersystemen werden zudem auch eigene Fenster hergestellt.
Der seit der Gründung vor acht Jahren stetig gewachsene Betrieb sah sich schnell der Herausforderung gegenüber, die passenden organisatorischen und administrativen Strukturen einzuführen und die Backoffice-Prozesse effizient zu gestalten.
Qualitätssicherung durch moderne Prozesse
BECAND ist ein modern aufgestelltes Unternehmen und will auch im Bereich der Kommunikation mit dem Steuerberater die Digitalisierung der entsprechenden Prozesse vorantreiben. Besonders wichtig ist es Andreas Beck, Fehlerrisiken zu minimieren und mit möglichst hohem Maße an Digitalisierung die Prozessqualität zu verbessern.
Als Unternehmen in der Baubranche arbeitet BECAND oft an langfristigen Bauprojekten – gelegentliche Preisänderungen, Abschlagszahlungen und Korrekturen von Abschlagsrechnungen, Sicherheitseinbehalte etc. sind hier durchaus keine Seltenheit. Daher ist es eine zeitnahe und schnellen Verbuchung wichtig, ebenso wie eine enge Abstimmung mit dem Steuerbüro, gerade auch wenn zeitnah zu klärende Rückfragen auftauchen. Das Ziel war daher die Einführung von DATEV Unternehmen Online, so dass BECAND ebenso wie der Steuerberater frühzeitig über alle relevanten Daten verfügt.
Lösung und Erfolge
Die Belege werden gescannt und in DATEV Unternehmen Online hochgeladen. Auf diese Plattform haben sowohl BECAND als auch die Himmelsbach & Streif GmbH gleichzeitig Zugriff, sodass das Steuerbüro seine Arbeit direkt nach dem Upload aufnehmen und die entsprechenden Unterlagen verbuchen kann.
DATEV Unternehmen Online wird auch weitergehend genutzt: BECAND scannt nicht nur Belege und Dokumente für den Steuerberater. Sie haben zudem auch den Zahlungsverkehr angebunden, können also Zahlungen direkt anweisen.
Auch die Rechnungsschreibung erfolgt aus Unternehmen Online heraus. Die Nutzung der Module Zahlungsverkehr und Rechnungsschreibung bieten zudem Vorteile für die OPOS-Buchhaltung. Es kann direkt erkannt bzw. abgeglichen werden, welche Rechnungen aus der Rechnungsschreibung bereits als Zahlungen durch die Kunden eingegangen sind und welche noch offen sind. Gleiches gilt für die Lieferantenrechnungen, die ebenfalls im System verwaltet und abgeglichen werden.
Gerade in einer Branche, in der teilweise lange Zahlungsziele gegeben sind, ist es ein ganz wichtiger Erfolgsfaktor, seine Forderungen im Blick zu behalten und frühzeitig sich um den entsprechenden Zahlungseingang zu kümmern – gerade auch mit Blick auf die Liquidität. Himmelsbach & Streif übernimmt so auf Basis der Daten in DATEV Unternehmen Online die OPOS- Buchhaltung und kann zeitnah warnen, wenn Forderungen auflaufen. Auch nutzt BECAND die durch die Plattform ermöglichten betriebswirtschaftlichen Auswertungen (BWA) sehr intensiv. Die Daten liegen mit einem Klick in Echtzeit vor, sodass jederzeit ein Überblick über die aktuelle Lage des Unternehmens möglich ist.
Auch in Zukunft werden weitere Digitalisierungsprojekte folgen, da die Entwicklung stetig voranschreitet und neue Möglichkeiten eröffnet. BECAND nutzt diese Chancen und ist so immer am Ball, wenn es darum geht, Prozesse digital zu vereinfachen und so zu verbessern.
„Mit modernen Prozessen auch im Backoffice wollen wir unsere Qualität sichern. Ein modernes Unternehmen braucht auch moderne Prozesse. Da sind wir bei der Himmelsbach & Streif GmbH genau richtig.“ | Andreas Beck, Geschäftsführer BECAND
